Quando um empregado inicia suas atividades na empresa, deve ser realizado seu registro em livro ou em ficha apropriada.
Anteriormente a 2001, o artigo 42 da CLT determinava a obrigatoriedade da autenticação dos livros e fichas de registro pelas Delegacias Regionais do Trabalho, o que já não é mais necessário.
Assim, quando a empresa iniciar sua atividade ou quando o seu livro ou lote de fichas de registro se esgotar e precisar abrir um novo, poderão fazê-lo sem autenticação da DRT ou do Auditor Fiscal do trabalho, quando da sua visita.
O registro de empregados deve conter o nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade, número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social, número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público, data de admissão, cargo e função, remuneração, jornada de trabalho, férias, e acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver. Ainda, o registro de empregado deverá estar atualizado e obedecer à numeração sequencial por estabelecimento.
Mas, e quando a empresa possui o livro de registro e quer trocar para ficha ou sistema informatizado, o que deve fazer?
Para que a empresa realize a troca de livro para ficha de registro ou sistema informatizado, não se faz necessário aguardar o esgotamento do primeiro, porém, é razoável que seja feito um termo de encerramento.
Ainda, é prudente que o empregador transcreva para o novo sistema os dados de todos os empregados que permanecerem em atividade no estabelecimento (inclusive com contrato suspenso, como aposentados por invalidez ou outra espécie de benefício previdenciário), obedecendo à ordem cronológica de admissão.
Recomenda-se, ainda, a transcrição de todos os dados referentes ao período laboral do empregado, contidos no sistema anterior, inclusive a data das últimas férias, primeiro e último salário etc. Os trabalhadores que já foram dispensados ou que por qualquer outro motivo não fazem mais parte do quadro de empregados da empresa não deverão constar da ficha.
Por fim, cabe chamar atenção para o que dispõe o artigo 4º, da portaria 41, de 28 de março de 2007:
Art. 4º O empregador poderá efetuar o registro de empregados em sistema informatizado que garanta a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações e que:
I – mantenha registro individual em relação a cada empregado;
II – mantenha registro original, individualizado por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso; e
III – assegure, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista às informações, por meio de tela, impressão de relatório e meio magnético.
§ 1º O sistema deverá conter rotinas auto-explicativas, para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados.
§ 2º As informações e relatórios deverão conter data e hora do lançamento, atestada a sua veracidade por meio de rubrica e identificação do empregador ou de seu representante legal nos documentos impressos.
§ 3º O sistema deverá possibilitar à fiscalização o acesso às informações e dados dos últimos doze meses.
Observa-se que os procedimentos são simples, no entanto de grande importância para se evitar eventual autuação pelos órgãos competentes.
