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Medicina Ocupacional e respectiva documentação

Medicina Ocupacional e respectiva documentação

A medicina do trabalho tem um papel muito importante dentro das organizações. Por meio dela é possível, além de seguir corretamente as normas regulamentadoras e evitar problemas trabalhistas futuros, identificar quais são os principais fatores de risco, minimizando o adoecimento dos funcionários.

O ideal é que o empresário invista em profissionais especializados e de confiança. Isso garante um fluxo operacional e de gestão eficiente, de modo que todas as providências ocorram no prazo e forma estabelecidos pela legislação.

A título exemplificativo, citam-se alguns dos documentos relacionados à Saúde, Segurança e Medicina do Trabalho – SSMT e os respectivos prazos mínimos de guarda:

  •  Atestado de Saúde Ocupacional – ASO: 20 anos após a rescisão;
  • CIPA – relativos à eleição: 5 anos;
  • CIPA – atas de reunião: prazo indeterminado;
  • SESMT – comprovante de entrega do Mapa Anual de Acidente do Trabalho: 5 anos;
  • PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais: 20 anos;
  • Declaração de Instalação – estabelecimentos novos (NR-2): prazo indeterminado.

É válido ressaltar,

no entanto, que mesmo sabendo qual o prazo para a guarda dos documentos, a recomendação é para pensar também na forma de arquivá-los, mantendo-os preservados, acessíveis e seguros.  Lembre-se que os documentos devem ser ficar em um local limpo e livre da umidade para não comprometer sua integridade.

Atualmente, as empresas também podem armazenar e encontrar seus acervos com mais facilidade, visto que há a alternativa de escanear e organizá-los em pendrives, HDs externos ou plataformas em nuvem. Contudo, tratando-se de arquivos digitais, é importante que o empresário crie uma cópia de segurança e consulte o entendimento dos órgãos fiscalizadores antes de destruir as vias físicas.

Caso perca ou não armazene os documentos no período estabelecido, corre o risco de ser multado por não apresentá-los à fiscalização, quando solicitado. Além disso, a ausência de determinados documentos pode dificultar a defesa em processos administrativos ou judiciais, sejam fiscais, trabalhistas, etc.

É prudente, ainda, elaborar protocolos a serem seguidos, na forma de “padrões operacionais” para situações que se repetem, porém em cenários diferentes, como um roteiro a ser adotado nas intervenções relacionadas a acidentes de trabalho, avaliações ambientais, consultas ocupacionais, etc.

Assim, em saúde ocupacional, é conveniente que para toda “ação” exista uma “documentação” adequada, e vice-versa, gerando um binômio consistente e bem fundamentado, porque tão importante quanto “fazer”, é “documentar”.

Vejamos alguns pontos que auxiliarão em uma boa gestão:

  • Possuir um registro com o perfil de cada funcionário: com as informações mapeadas, a gestão de medicina do trabalho será consideravelmente eficiente quando prever que algum colaborador poderá ser acometido por doença do corpo ou da mente, ou ainda, quando souber o motivo da queda da produtividade ou do atestado médico apresentado.
  • Executar as atividades de acordo com o estabelecido pela legislação: é importante que a empresa trabalhe com algum tipo de sistema que auxilie no cumprimento dos prazos, monitorando a data de marcação de exames e renovação dos programas.
  • Orientar a equipe sobre a importância da gestão de medicina do trabalho: a medicina do trabalho atuará, na maior parte de suas atividades, na prevenção dos riscos ocupacionais, ajudando a reduzir o número de afastamentos por doenças e acidentes de trabalho. Trabalhar em conjunto com os outros setores da empresa promovendo ações poderá garantir um bom desempenho do FAP (fator acidentário de prevenção), podendo reduzir os valores dessa contribuição.

Por isso é importante que, periodicamente, a medicina do trabalho esclareça aos funcionários a necessidade do uso correto dos equipamentos de proteção individual, quando for o caso, a correta postura, ou outras ações que auxiliarão no bom desenvolvimento de suas tarefas.

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Daiana Capeleto

Pós-graduada em Direito do Trabalho e Direito Previdenciário, Pós-graduada em Direito e Processo do Trabalho, MBA em Gestão Estratégica e sócia do escritório Bortolotto & Advogados Associados, onde exerce a advocacia desde 2008.

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