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Documentos autenticados e fotocópias podem ser usados no lugar dos originais?

Documentos autenticados e fotocópias podem ser usados no lugar dos originais?

No ano de 2017 o Governo Federal, por meio de um Decreto Presidencial, publicou novas regras com o intuito de simplificar o atendimento aos usuários dos serviços públicos (pessoas físicas e jurídicas).

Pela análise do disposto no Decreto nº 9.094/2017, é possível observar que a nova legislação visa desburocratizar a relação do Estado com os cidadãos, oferecendo novos instrumentos com o objetivo de aumentar a eficiência do serviço público de uma maneira geral.

O decreto determina: a dispensa, o reconhecimento de firma e a autenticação de documentos expedidos no país; a gratuidade dos atos necessários ao exercício da cidadania; a padronização de procedimentos e formulários; e a vedação de recusa de documentos pelos protocolos.

Além disso, o usuário fica dispensado de entregar o mesmo documento várias vezes, em cada atendimento que receber, caso tal documento já esteja vinculado a bases de dados oficiais da administração pública federal, sendo obrigação do órgão ou entidade solicitante fazer a busca.

Outra mudança é que a apresentação de documentos poderá ser feita por meio de cópia autenticada não sendo necessária a conferência com o original. A autenticação de cópia de documentos, ainda, poderá ser realizada pelo próprio servidor público que receber a documentação, a partir da análise do documento original.

O decreto prevê, também, que caso seja constatada alguma falsificação, o órgão ou a entidade do Poder Executivo federal considerará não satisfeita a exigência documental respectiva e, no prazo de até cinco dias, dará conhecimento do fato à autoridade competente para adoçãodas providências administrativas, civis e penais cabíveis.

No estado de Santa Catarina, do mesmo modo, através da publicação da Lei 16.741, desde o ano de 2015 não é mais obrigatória a autenticação em cartório de cópia de documentos a serem entregues em repartições do governo estadual.

Contudo, é importante destacar que ambas as legislações são aplicáveis apenas em relação aos órgãos públicos, não sendo extensivas ao setor privado.

É fato que a partir da promulgação das referidas normas, a questão que envolve a utilização de documentos originais, autenticados, ou cópias simples, junto ao setor privado, voltou à tona, trazendo consigo inúmeras dúvidas.

Mas afinal, nas relações comerciais, o consumidor pode optar pela utilização de documentos autenticados ou fotocópias simples no lugar dos originais?

Muitas vezes o consumidor é obrigado a apresentar inúmeros documentos quando necessita adquirir produtos e contratar serviços.

Ocorre que, embora os documentos autenticados sejam válidos e tenham a mesma força probante dos originais, conforme disposto no Código de Processo Civil, alguns estabelecimentos, por exemplo, não aceitam a apresentação de cópias de documentos no momento da abertura de um cadastro de crédito.

Entretanto, vale frisar que não age de forma equivocada o estabelecimento que exige a apresentação dos documentos originais dos seus clientes. A exigência de apresentação dos documentos originais é uma prerrogativa de cada estabelecimento, principalmente porque, no âmbito das relações comerciais, não existe uma regulamentação que obrigue o recebimento dos documentos de identificação de uma maneira específica.

Trata-se de uma política de relacionamento que pode ser implementada por cada empresa, não havendo nenhuma ilegalidade neste procedimento.

Diante disso, com o objetivo de evitar qualquer tipo de contratempo no momento da abertura de um cadastro, por exemplo, recomenda-se que o consumidor esteja sempre portando os documentos originais de identificação.

Além disso, é importante que tais documentos estejam em boas condições e devidamente atualizados, pois mesmo se tratando de originais, dependendo da sua condição (estando desatualizado ou desgastado), o estabelecimento, não sendo possível a identificação do indivíduo, tem a prerrogativa de não aceitar o documento.

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Mateus Scolari

Advogado sócio do escritório Bortolotto & Advogados Associados. Atua na advocacia preventiva e consultiva, nas áreas do Direito Civil, Comercial e do Consumidor.

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